Entender os tipos de sistemas de compras que existem hoje é importante para que os gestores possam fazer essa área se tornar cada vez mais estratégica para o grupo. Logo, descobrir o que são compras centralizadas e compras descentralizadas é fundamental para avançar nesse conhecimento.

Mas, como a área de compras pode ser estratégica para as empresas? Quando torna possível a redução dos custos ou quando passam a permitir que as compras conjuntas tragam benefícios diretos aos associados e interessados, inclusive, agregando valor ao negócio e tornando as negociações mais seguras.

Continue lendo para descobrir como é possível fazer com que a equipe de suprimentos trabalhe de forma estratégica a partir dos sistemas de compras empresariais. Afinal, é preciso envolver todas as equipes nesse processo ou vale a pena centralizar?

Os tipos de sistemas de compras nas empresas

Nos dias atuais, a estrutura da área de compras pode acontecer de três modos: centralizada, descentralizada ou híbrida. E cada uma das alternativas têm as próprias vantagens e desvantagens. Conheça um pouco mais sobre cada uma delas!

As compras centralizadas

Quando um setor de compras tem processos centralizados isso quer dizer que todas as aquisições feitas, assim como negociações de contratos e a gestão, têm responsabilidade sobre uma única área ou pessoas.

Por exemplo, quando todas as compras de várias empresas acontecem dentro de um mesmo grupo através do conceito das compras conjuntas. O mesmo vale para quando matrizes fazem compras repassando para as demais unidades.

A vantagem das compras centralizadas é que permite maior poder de negociação porque o volume do que será adquirido é bem maior do que as e as compras serão individualizadas. Logo, o custo total da aquisição se torna menor.

Outro ponto positivo é que a equipe de compras é especializada e focada na resolução dessa atividade, considerando a busca pelos melhores preços do mercado e os negócios mais rentáveis.

E tem ainda o benefício de que nesse tipo de compra centralizada, os fornecedores locais podem ganhar influência, permitindo a negociação entre parceiros de maneira vantajosa para toda a economia local. Logo, isso tem relação direta com a diminuição do valor do frete.

As compras descentralizadas

Acontece quando várias equipes se envolvem nas compras. Logo, existe o benefício de tornar todo o processo mais ágil por cada setor ou cada empresa de um grupo vai ficar responsável pelas próprias compras.

No entanto, esse modelo fica sem as outras vantagens das compras centralizadas, como é o caso das compras conjuntas e da aquisição de produtos por um preço menor. No exemplo das filiais, elas podem fazer as próprias compras, a partir do orçamento, com base em suas prioridades.

Nesse tipo de negócio, a comunicação é direta entre cliente e comprador. Por outro lado, a pressão pela compra rápida também pode trazer a falta de especialização na atividade.

Também é comum que esse sistema de compras empresarial exige que cada uma das empresas do grupo tenha uma pessoa responsável pelo setor de compras. Ao passo que isso não é mais necessário considerando a tecnologia e os seus avanços na hora de integrar dados.

As compras híbridas

Atualmente, algumas empresas têm apostado no sistema de compras híbrida, que nada mais é do que uma opção que reúne características dos dois modelos de compras citados acima.

Dessa maneira, a matriz passa a ser responsável pelos negócios junto aos fornecedores, enquanto que as unidades individuais podem fazer os pedidos de itens menos robustos, como os suprimentos para o dia a dia.

Ou pode ser o caso de que a matriz faça a negociação com o fornecedor e as unidades possam usar um crédito disponível para comprar com base em suas necessidades.

O melhor sistema de compras empresariais

Agora que você conhece mais das compras centralizadas e compras descentralizadas, vem a próxima etapa, que é sobre descobrir a melhor solução para as compras empresariais do seu grupo. Será que é melhor centralizar, descentralizar ou tornar a área toda híbrida?

Para saber qual é a melhor estrutura de compras é preciso dar um passo atrás e entender as necessidades reais do grupo.

Por exemplo, o que vocês vão comprar, para qual finalidade, em qual volume? Nessa hora, o truque é um só: conhecer os processos internos de compras, avaliar os dados históricos e pensar no modelo de compras ideal para alavancar o negócio a partir do próximo mês.

Aprendendo a negociar…

Para quem faz a gestão ou empreende em um grupo de empresas, a nossa dica, é aprender a levar as negociações para um próximo nível. Ou seja, entender como otimizar processos, verificar falhas e chegar aos resultados.

Portanto, antes de tomar a decisão sobre a estrutura da área de compras, baixe o nosso Guia: “Como levar as negociações do grupo para o próximo nível através dos dados”. Nesse material, rico em informações, será possível aprender mais para depois tomar a melhor decisão sobre as compras centralizadas ou descentralizadas!